Registrando la asistencia de los empleados públicos
La Junta de Supervisión y Administración Financiera para Puerto Rico y el Gobierno de Puerto Rico están colaborando para mejorar el proceso de registro y compensación de los empleados públicos por el tiempo trabajado. Juntos, la Junta de Supervisión y el Gobierno han ahorrado decenas de millones de dólares a los contribuyentes de Puerto Rico.
En 2020, la Junta de Supervisión advino en conocimiento de que el Departamento de Educación de Puerto Rico (DEPR) no retiró durante más de una década a ciertos exempleados de la nómina ni contabilizó adecuadamente las vacaciones y las bajas por enfermedad dentro del tiempo que correspondía. El DEPR desembolsó al menos $80 millones en pagos a lo largo de 13 años a empleados que habían renunciado, estaban retirados, habían fallecido o no estaban trabajando.
Desde entonces, la Junta de Supervisión y el Gobierno han implementado sistemas automatizados de registro de asistencia (T&A) vinculados a la nómina en muchos departamentos del Gobierno para garantizar que solo cobren los empleados que se presenten a trabajar.
El Plan Fiscal para Puerto Rico requiere la implementación en todo el gobierno de un sistema integrado y automatizado de registro de T&A como mecanismo para lograr la rendición de cuentas y la responsabilidad fiscal. El proyecto para implementar el sistema de registro de T&A incluye 88 departamentos y agencias del Gobierno de Puerto Rico y afecta a sobre 100,000 empleados para garantizar que los fondos públicos se utilicen adecuadamente, reforzar la administración fiscal responsable e inculcar una cultura de excelencia en el sector público.
Los tres objetivos principales del proyecto de T&A son:
- Integrar el registro de T&A a la nómina
Aunque la mayoría de las agencias públicas cuentan con sistemas electrónicos para el registro de asistencia de los empleados, los sistemas de asistencia no se integran automáticamente en su sistema de nómina. Se requiere una integración bidireccional automatizada entre ellos. Implementar esta integración ha resultado en un ahorro de millones de dólares en otras agencias. - Controles de nómina y prevención de pérdidas
Garantizan controles adecuados en las nóminas para que solo cobren los empleados activos que estén trabajando, evitando así que se emitan pagos indebidos en las nóminas pagadas a los empleados. - Cumplimiento
Reduce el tiempo no registrado (TNR) al exigirles a todos los empleados que registren su asistencia electrónicamente para lograr un 90% o más de asistencia registrada mediante relojes biométricos y/o sellos de tiempo (cuando realicen trabajo remoto). El Plan Fiscal requiere además una Política de Asistencia actualizada, y un Manual de Procedimientos.
El proyecto T&A incluye:
- Implementar un sistema de registro de T&A totalmente automatizado.
- Todos los empleados tienen acceso a registrarse, deben registrarse y deben justificar y monitorear su asistencia electrónicamente (móvil, tabletas, computadoras portátiles, ordenadores, relojes biométricos).
- Se imparte adiestramiento y se documenta para garantizar la continuidad de los procesos.
- Ajustes salariales semestrales o quincenales basados en los registros de T&A. Los datos de los empleados se sincronizan diariamente.
- Saldos de vacaciones electrónicos y actualizados.
- Ahorro continuo en cada período de pago, pues los empleados que no registren su tiempo y asistencia según la política de T&A reciben un ajuste puntual de nómina/licencia.
- El Departamento de Educación de Puerto Rico
- El Departamento de Salud de Puerto Rico
- El Departamento de Justicia de Puerto Rico
- La Administración de Servicios Médicos de Puerto Rico
- El Departamento de la Familia y su Administración
- El Departamento de Transportación y Obras Públicas
- La Administración de Servicios de Salud Mental y Contra la Adicción
- Departamento del Trabajo y Recursos Humanos
- Negociado de la Policía de Puerto Rico
- Comisión Estatal de Elecciones
- Departamento de Desarrollo Económico y Comercio
- Administración de Compensaciones por Accidentes de Automóviles
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