La Junta de Administración y Supervisión Financiera para Puerto Rico y la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico (AAFAF) están implementando en conjunto un sistema automatizado de registro de tiempo y asistencia (T&A) en varias agencias del Gobierno de Puerto Rico que está conectado a la nómina y que garantizará que solo se les pague a los empleados que están trabajando, evitando así la distribución de pagos indebidos a empleados de todas las agencias del Gobierno.
La iniciativa de T&A incluye 86 agencias de Puerto Rico y afecta a más de 88,000 empleados. La mayoría de las agencias gubernamentales y las empresas públicas ya cuentan con sistemas de registro de asistencia, pero estos sistemas no están conectados a la nómina. Esta iniciativa pretende vincular el tiempo y la asistencia a la nómina para resolver ciertos problemas fiscales y operacionales al garantizar que el Gobierno tenga controles adecuados sobre quién recibe compensación. El objetivo de la iniciativa es prevenir el fraude y permitir a las agencias validar el personal asignado a las oficinas y áreas de trabajo. De igual forma, medir el cumplimiento con los horarios de trabajo establecidos e identificar las vacantes críticas.
En septiembre de 2020, el Departamento de Educación de Puerto Rico (DEPR) identificó alrededor de 700 empleados registrados como inactivos, pero que continuaban recibiendo pagos. Esto, junto con aproximadamente $80 millones en pagos ilegales de nómina realizados en años anteriores, puso en marcha la iniciativa T&A de la Junta de Supervisión. Hasta el momento, el DEPR ha ahorrado unos $40 millones en tiempo no trabajado. La Junta de Supervisión felicita al Secretario del DEPR, y a todo el equipo del DEPR, por haber llevado a cabo con éxito el proyecto en febrero de 2021. El DEPR continúa trabajando para recuperar los pagos ilegales de años anteriores, así como para lograr automatizar al menos un 90% de los registros de asistencia.
El Departamento de Salud de Puerto Rico (DS) se acogió al programa en agosto de 2021, con metas cruciales acordadas que principalmente giran en torno a integrar a la plataforma actual del DS una plataforma de administración de asistencia de la fuerza laboral. El sistema anticuado de registro de tiempo en algunas instalaciones no hospitalarias del Departamento de Salud representa en sí algunos desafíos, ya que requiere el uso de tarjetas físicas para que los empleados registren su asistencia. Tramitar los ceses de empleo y el dinero adeudado por concepto de licencias tardaba hasta tres meses, y provocó pérdidas de $12.5 millones entre 2011 y 2021.
El Departamento de Corrección de Puerto Rico se convirtió en la tercera agencia pública en unirse a la iniciativa.
Se espera que el proceso de integración en el DS y en Corrección se complete a finales de septiembre. La Política de Asistencia y el Manual de Procedimientos se han actualizado para reflejar los nuevos procesos y requisitos. Esto ha llevado a ambas agencias a alcanzar un índice de asistencia del 90% para los empleados registrados, mientras que los casos de tiempo no registrado experimentaron un descenso del 39% en Correcciones entre febrero y julio del presente año.
Las lecciones aprendidas durante la implementación inicial del sistema automatizado de registro de T&A deberían ayudar al Gobierno a promover el proceso en todas las agencias, con el objetivo de completar la implementación del programa en todo el Gobierno para mayo de 2024.