Cuando el Departamento de Educación de Puerto Rico anunció 177 vacantes en abril, recibió más de 8,544 solicitudes en dos semanas. ¿Cómo es posible? El DEPR ha integrado una nueva plataforma de contratación y manejo de talento, que utiliza la contratación basada en destrezas y la inteligencia artificial (IA).
La plataforma forma parte de la Reforma del Servicio Público (RSP), una iniciativa conjunta de la Junta de Supervisión y el Gobierno de Puerto Rico. Varias agencias utilizan ahora la plataforma para ayudarles a contratar a los mejores talentos centrándose en las aptitudes de los candidatos, agilizar el proceso de contratación pasando de un sistema basado en papel a uno digital, aumentar la transparencia en el proceso de contratación al omitir los nombres de los solicitantes durante las fases iniciales de evaluación y promover el crecimiento profesional entre los empleados existentes mediante currículos individualizados impartidos en línea.
La IA vinculó a los 2276 candidatos con varias vacantes que se ajustaban a sus respectivos perfiles y, tras el cernimiento inicial de la plataforma y la selección de los candidatos en base a sus competencias, 910 personas quedaron en la lista para entrevistas telefónicas. En la quinta semana del programa piloto se había identificado 655 candidatos para entrevistas en persona.
De los 500 empleados actuales del DEPR que participan en la fase de manejo de talentos del programa piloto, más de 400 han activado voluntariamente sus licencias y han empezado a utilizar el portal en línea para completar los cursos que se seleccionaron individualmente para ellos. Durante el primer mes de lanzamiento de la fase de manejo del talento, sobre 300 empleados dedicaron un promedio de 10 horas a completar los cursos de adiestramiento.
Arnaldo Cruz, subdirector ejecutivo de la Junta de Supervisión y Administración Financiera para Puerto Rico, habló con la Dra. Yanira Raices, secretaria del Departamento de Educación de Puerto Rico (DEPR), sobre la implementación, los desafíos, las oportunidades y los próximos pasos de la RSP en el DEPR, y el efecto de la nueva plataforma de contratación y manejo del talento en la agencia.
Para escuchar la conversación completa en español entre Cruz y la Dra. Raíces haga clic en el siguiente vídeo. La versión escrita ha sido traducida, condensada y editada.
La Junta de Supervisión ya había comenzado este trabajo de la reforma antes de tu nombramiento. ¿Qué sabias sobre la RSP cuando fuiste nombrada?
Yo era superintendente de la región de Bayamón, así que, en las reuniones que teníamos con el entonces secretario se comentaba sobre la reforma, pero en general. Era un tema que sí se hablaba, pero no en profundidad. Yo diría que yo lo que pensaba era que iban a añadir más puestos, y quitar otros. No sabía que pasaría con las categorías. Muchos de los compañeros también tenían esa incertidumbre.
Una vez ya yo entro como secretaria de Educación, recibí tu presentación [sobre la RSP] y la leí, la estudié y [anoté] mis preguntas. Recuerdo que ustedes [llegaron], se presentaron – muy agradables todos, muy sonrientes. Me enfatizaron lo de la línea de tiempo y el trabajo que ya se había hecho, porque ya esto había empezado con Eliezer [Ramos].
Hice varias preguntas, y eso sí te agradezco que estabas buscando cuál era mi visión. [Lo sé] porque me preguntaste. Eso fue parte de las preguntas: “Mire, secretaria, esto es lo que es la Reforma. Estos son los trabajos que hemos hecho”. Pero, querían recopilar o recoger de parte mía cuál era la visión que yo tenía o que yo quería implementar en el Departamento. Y te hice una pregunta muy directa: “¿Está aquí lo de IDEAR, la descentralización está plasmada?”
Bueno, fuimos muy honestos contigo, ¿verdad? Este trabajo comenzó en noviembre, diciembre de 2022. Empezamos a trabajar con el secretario Eliezer Ramos, que era el secretario [de Educación] en ese momento y con Jesús González, que era subsecretario. Llevábamos meses trabajando y había un enfoque en fortalecer el área central, que realmente estaba bien debilitada en cuestión de estructuras, de puestos de capital humano y no se había anunciado IDEAR. Mucho del trabajo que habíamos hecho no estaba enfocado en la descentralización.
Y ahí empezamos la hablada. Ahí fue que empezamos estos diálogos donde, por mi experiencia a nivel central, a pesar de que yo estaba viniendo de la región, te decía lo importante que era tener esos recursos, no tan solo por la descentralización, sino porque se reconocía que había una carencia de recurso humano en las regiones para atender directamente las situaciones de las escuelas. Así que, ese diálogo contigo y el equipo de trabajo de ustedes me ayudó a llegar a este happy medium donde [abordamos] cuánto personal debíamos tener el nivel central y cuánto personal debíamos tener en las OREs [Oficinas Regionales Educativas].
Quería enfatizar lo importante del trabajo de nosotros y lo importante de que esté alineado a la visión de la persona que está dirigiendo la agencia, porque nosotros en la Junta no somos los que estamos aquí todos los días. Nuestro rol siempre fue uno de dar apoyo técnico al Departamento y si todo el trabajo no estaba alineado a la visión del líder de la agencia, pues no iba a pasar nada. Para que cualquier reforma sea exitosa, tiene que haber un entendimiento y un convencimiento del líder de que esto es lo que tiene que pasar. Así que, hubo muchos meses de trabajo con tu equipo, con nuestro equipo, hasta que llegamos a poder cumplir con los objetivos de la Reforma, que es el fortalecimiento de las áreas fiscales y administrativas del Departamento, pero de todo el Departamento, no solamente del área central, sino de las regiones. Así que, pudimos llegar a ese punto, ¿verdad?
Pudimos llegar y, como dijiste, fueron varias sesiones de trabajo donde ahí íbamos, y yo te decía, ustedes me decían, íbamos llegando, y es el resultado lo que tenemos hoy día. Por eso me siento muy tranquila, muy convencida, donde lo puedo defender. Eso es importante para el secretario o la secretaria que esté dirigiendo, el que uno lo crea y se empodere. Yo creo que llegué y me apoderé del proceso y eso es parte de mis características. Yo tengo que estar bien sumergida para poder defenderlo, porque recuerda que yo vengo de aquí, así que mis compañeros me paran y me preguntan. Mis compañeros me paran y me cuestionan, y yo tengo que darles explicaciones.
Quisiera tu reacción a algunos de los principales hallazgos de este análisis que se hizo de las estructuras. Primero, se estaba trabajando con las áreas de presupuesto, de finanzas, de fondos federales, de compras, tecnología. Son áreas que uno diría “¿qué tiene que ver eso con el estudiante?” Bueno, estas son las personas y las áreas que trabajan para que los recursos lleguen a la escuela, porque los recursos no llegan por magia, ¿verdad? Hay personas, hay procesos y hay sistemas que hacen que los recursos lleguen a las escuelas, y si esos procesos, esos sistemas y esas personas no están operando correctamente, pues no va a llegar a la escuela.
Todo incide en las escuelas.
Tenemos un mensajero que lleva los papeles de un área a otra. Si esa persona me falta, eso puede quizás atrasar el que ese expediente llegue a un sitio. Así que, todos son importantes.
En el caso de las áreas que estás hablando, quiero resaltar tecnología. Tecnología y compras. Todo es importante, pero en el caso de tecnología, donde nosotros estamos adquiriendo tanta tecnología, pero, ¿dónde está esa tecnología? En las escuelas. ¿Y quién la trabaja? La región, que es la ORE, y la escuela.
Una de las áreas que encontramos es que no había capital humano. Nosotros vimos descripciones de puestos de personas de tecnología de los 1980 ¿Te sorprendió que las descripciones de puestos de las áreas de tecnologías estuvieran así?
Muchísimo. Ahí fue que dije: “por eso es que estábamos como estábamos”. Porque no teníamos el recurso, porque no se había trabajado esas descripciones. Así que, este proceso no llevó tan solo a reclutamiento, sino a fijar esa descripción, esas destrezas de esa persona que me ayude a mí, al Departamento de Educación, a cuando tengamos ese reclutamiento, buscar ese mejor recurso. El área de tecnología, para mí es un área muy importante. Te confieso, no estoy en conocimiento total, pero por eso es que necesito hablar con los expertos que me dan confianza. Y en el caso de la RSP, el que yo tuviera la descripción [actualizada] para ese reclutamiento y el número de personas, yo estoy sumamente contenta y que cuando empiece, tener ese recurso.
Y una de las cosas que fue bien importante en estos procesos de diálogo entre la Junta y el Departamento, era la importancia de que esos recursos estuviesen en las regiones. Primero, los recursos tienen que existir a nivel central para que nivel central pueda fortalecerse, tener los recursos y las personas. Pero, ¿porque eran importantes esos recursos, para ti, y por qué hiciste tanto énfasis en que también tuviésemos recursos especializados en las regiones y no solamente a nivel central?
Porque la primera línea de frente de la escuela es la región. Yo tengo dos islas. Tengo Vieques y Culebra. Llegar a las escuelas enviando desde nivel central, toma tiempo y eso es una variable y yo quiero acortar esa variable del time response y responder con cierto grado de inmediatez a las escuelas. Como de igual manera necesitamos los recursos para eso. Aquí la variable que estamos nosotros hablando es el tiempo de respuesta a las escuelas. La tecnología es lo que está complementando todos estos procesos, las compras de equipo, arreglar ese equipo que tenemos.
Hablemos un poco de dos cosas que hicimos como parte de la Reforma. Uno de los problemas que vimos es que los empleados tenían una descripción de puestos que no representaba lo que estaban haciendo. Para que el empleado pueda saber lo que se supone que haga, eso tiene que estar en su descripción. Había sobre 500 empleados en el piloto y más del 80% de los empleados fueron reclasificados. Se les dio una clase nueva que reflejara lo que estaba haciendo y lo que se supone que esté haciendo. ¿Cómo ha sido el sentir de los empleados de haber recibido esta clase nueva?
Aquellos que los recibieron están sumamente contentos porque se les evaluó y les trabajamos la parte salarial, que es algo que ellos han solicitado. Estamos hablando que son salarios, algunos fueron sustanciales, competitivos. Eso fue bueno. Pero también, por otra parte, tener a los empleados que, me decían “pero si yo tengo tantos años de experiencia, ¿por qué no me reclasificaron o no me ajustaron a lo que esperaba?” Y volvemos, eso es, y aquí tú me corriges, es que la reforma no era por experiencia.
Se estaba haciendo un ajuste basado en la clase, no en la persona. Así que los ajustes [basado en] las personas vienen una en una fase posterior donde se van a estar estableciendo unos procesos de evaluación y procesos de gerencia de talento para incentivar el crecimiento, pero en este momento lo importante era que el puesto que representa lo que [el empleado] está haciendo sea el correcto y que se le esté dando un salario competitivo. Porque el Gobierno de Puerto Rico y la Junta llegaron a un acuerdo de que querían que los salarios fuesen competitivos, porque no podemos reclutar y retener el mejor talento si no tenemos salarios competitivos.
Quiero terminar con la parte de reclutamiento. Se han identificado sobre 300 plazas, tanto en las regiones como a nivel central, en las áreas de finanzas, contabilidad, manejo de fondos federales, tecnología, compras para fortalecer el Departamento con capital humano, con destrezas que no tiene ahora. Lo importante es que nos dijiste voluntariamente: “nosotros queremos que estos reclutamientos nuevos pasen por el proceso de la Reforma de Servicio Público del Gobierno Central utilizando tecnología artificial”. ¿Por qué tomaste esa decisión de solicitar insertar al Departamento en los procesos de reforma de reclutamiento?
Vi la manera de despolitizar, porque parte de lo que hemos hablado de reclutamiento es que [el nombre] está enmascarado, como ustedes usan esa la palabra.
Sí, en la plataforma que se está utilizando, en ese primer screening, los nombres de las personas que están solicitando en la plataforma, están enmascarados. La persona no puede ver el nombre para decidir a quién pasa a la entrevista.
Otra cosa de la plataforma son las destrezas. Tienes que mostrar que tienes esas destrezas para yo querer contratarte, para yo poder invertir en educación, en el área donde yo tengo la necesidad. Así que te lo digo, y como le decía a gente que me dice o me hablan de la parte política, de color en el Departamento y [preguntan] qué voy a hacer: esta fue la alternativa.
