Implementando un sistema eficaz de tiempo y asistencia en el Departamento de Educación de Puerto Rico
En septiembre de 2020, la Junta de Supervisión tuvo conocimiento de y reveló al público que el Departamento de Educación de Puerto Rico (DEPR) desembolsó al menos $80 millones en pagos durante 13 años a empleados que habían renunciado, están retirados, han fallecido o no trabajan ya que no había implementado efectivamente un sistema automatizado de tiempo y asistencia para garantizar que solo los empleados que están trabajando reciban un pago.
La Junta de Supervisión tuvo conocimientos de estos pagos incorrectos a medida que continuaba solicitando información más detallada sobre los gastos de nómina, las listas de empleados y los informes de tiempo y asistencia como parte de su mandato para garantizar la responsabilidad fiscal y dar seguimiento a la implementación del Plan Fiscal Certificado para Puerto Rico.
Como resultado, en noviembre de 2020 la Junta de Supervisión comenzó a trabajar con el Departamento de Educación, en colaboración con AAFAF y Hacienda, para implementar el proyecto de Tiempo, Asistencia y Licencia (T&A o TAL). El proyecto tenía por objeto aplicar plenamente la política de T&A del DEPR, hacer cumplir el uso del sistema de registro de asistencia existente del DEPR (Kronos) y garantizar que todos los sistemas de nómina estuvieran vinculados automáticamente. Al hacerlo, el DEPR podía garantizar que solo se les pagara a los empleados activos que trabajan, mientras se tiene un impacto directo en el bienestar de los estudiantes de las escuelas públicas, ya que los estudiantes no pueden participar efectivamente en la escuela o recibir una consistente educación de calidad sin la presencia de un maestro.
El Plan Fiscal Certificado requiere la implementación de un sistema automatizado de tiempo y asistencia efectivo que evitaría que los pagos incorrectos causen pérdidas de millones de dólares cada año. A partir del período de pago que finalizó el 28 de febrero de 2021, el DEPR lanzó con éxito el proyecto de T&A e implementó un efectivo sistema automatizado de tiempo y asistencia. El DEPR ahora continuará haciendo cumplir la política de T&A y utilizando el sistema automatizado para garantizar que los fondos públicos se inviertan adecuadamente.
Todos los hallazgos serán validados oficialmente por medio de una auditoría forense que se está llevando a cabo actualmente y se espera que se complete en las próximas semanas.
El Gobierno de Puerto Rico ahora debe enfocarse en implementar proyectos de tiempo y asistencia igualmente automatizados en todas las agencias del Estado Libre Asociado, ya que sólo entonces, el Gobierno podrá asegurar que los fondos públicos asignados para nómina se administren adecuadamente y se restablezca la responsabilidad fiscal, que es uno de los principales objetivos de PROMESA.
El proyecto ha producido importantes ahorros y beneficios para el Gobierno, entre ellos:
Identificación de empleados inactivos para eliminarlos de la nómina
973 empleados (~2% del total del personal) fueron identificados como inactivos pero recibiendo todavía pagos e incluidos en la lista, lo que representa aproximadamente $27 millones por año en nómina.
Reducción del tiempo no registrado
Reducción de aproximadamente el 77% en la cantidad de empleados que no han registrado su tiempo y asistencia entre noviembre de 2020 (inicio del proyecto) y febrero de 2021 (lanzamiento del proyecto).
Ahorros continuos de nómina
Ahorros continuos cada período de pago, ya que los empleados que no registran su tiempo y asistencia según la política de T&A del DEPR reciben un descuento en la nómina. Por ejemplo, para el período de pago que terminó el 15 de mayo de 2021, 4,482 empleados tenían tiempo sin registrar, lo que representa aproximadamente $1.6 millones en reducciones de nómina.
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